¿Qué es?
El traspaso de la custodia física de los documentos desde el Archivo de Gestión o de oficina al Archivo General de la UJA
¿Qué se transfiere?
Documentos administrativos.
¿Quién la realiza?
Los coordinadores de archivo con la supervisión del/de la Jefe/a de Servicio
¿Cuándo?
- 1 año, como mínimo, después de concluir el procedimiento administrativo.
- En la época marcada por el calendario de transferencia
Realizar una transferencia diferenciada por cada serie documental o conjunto de expedientes que siguen el mismo procedimiento.
Revisar los expedientes a transferir
- ✅ Comprobar que están completos y sus documentos ordenados
- ✅ Eliminar duplicados, borradores, catálogos y elementos que se consideren perjudiciales para la conservación: gomas elásticas, clips, grapas, fundas de plásticos, post-it., etc.
- ✅ Usar carpetas normalizadas
- ✅ Ordenar los expedientes
Preparar las cajas de archivo definitivo
- ✅ Introducir los expedientes en orden, en las cajas normalizadas
- ✅ No colmarlas
- ✅ Numerarlas con lápiz empezando, en cada transferencia, por el número 1
- ✅ No hacer ninguna otra anotación en la caja
Formulario de transferencia
- Consignar los datos de la Unidad administrativa y de la transferencia
- Describir la documentación
- Firmar el formulario
- Enviar una copia junto con la transferencia y otra copia por correo-e (archivo@ujaen.es)
Ejemplo de formulario
El responsable del archivo de gestión que vaya a realizar una transferencia deberá ponerse en contacto con el Archivo General con una semana de antelación, siempre dentro del plazo señalado en el calendario de transferencia o bien en la fecha acordada con el Archivo General, con el fin de establecer el inicio de la operación.
La Unidad remitente se pondrá en contacto con la Unidad Técnica para el traslado de las cajas.
El Archivo General
- ✅ Comprueba la documentación
- ✅ Cumplimenta las partes sombreadas del formulario de transferencia
- ✅ Devuelve una copia por correo-e con la signatura de localización de la documentación, dentro de los ocho días siguientes.
Para cualquier duda:
